Une boîte partagée que personne ne possède
Contact, service après-vente, comptabilité : ces boîtes reçoivent tout et n'appartiennent à personne. Qui traite quoi, ce qui a déjà reçu réponse, où en est une demande : rien de tout cela n'y est écrit.
Parler de vos boîtes partagéesCe qui se traite sans vous, et ce qui ne part jamais sans vous
Automatiser une boîte partagée, ce n'est pas répondre à votre place. C'est retirer de votre journée tout ce qui n'appelait pas votre jugement, et vous laisser le reste.
Le tri et le routage
Chaque message part vers la bonne personne selon son émetteur, son objet ou son contenu, au lieu d'attendre que quelqu'un ouvre la boîte.
L'extraction des informations utiles
Référence, numéro de commande, coordonnées, pièce jointe : ce qui sert au traitement est repéré et rangé avec le message.
La création de la tâche
Le ticket ou la tâche se crée dans l'outil où le suivi vit déjà, plutôt que dans la tête de la personne qui a lu le message.
L'archivage
Une fois traité, le message est classé selon une nomenclature constante, et se retrouve en recherche.
Une réponse qui engage
Un prix, un délai, une responsabilité. Ces réponses se préparent peut-être toutes seules, elles ne partent jamais toutes seules. À distinguer d'un envoi programmé dont le contenu était déjà convenu, comme une relance d'impayé : là, rien de neuf ne s'engage.
Un message qu'aucune règle ne classe
Il remonte à un humain au lieu d'être deviné. C'est le même principe que sur la lecture automatique des factures: signaler plutôt que supposer.
Un client mécontent
L'automatisation le route plus vite, et c'est déjà beaucoup. Elle ne le traite pas.
Et l'intelligence artificielle, dans tout ça
Elle sait proposer un brouillon de réponse à partir de vos échanges passés, et elle le fait aujourd'hui mieux qu'un modèle de réponse figé. Elle ne l'envoie pas. Un humain relit, corrige et décide. C'est un choix de conception, pas une limite technique passagère : une réponse partie trop vite coûte plus cher que les minutes qu'elle fait gagner.
Trois boîtes, trois réglages
Une boîte partagée ne se règle pas comme une autre. Ce qui compte n'est pas le volume, c'est ce qu'on attend de la réponse.
Contact
Tout y arrive, du prospect au démarchage. Le tri prime : distinguer ce qui mérite une réponse de ce qui n'en mérite pas fait gagner plus de temps que la réponse elle-même. Ce qui devient un prospect rejoint ensuite l'automatisation du CRM.
Service après-vente
Le même client écrit plusieurs fois pour la même chose. Rattacher un message au dossier existant compte plus que de le classer vite, sinon la deuxième réponse ignore la première.
Comptabilité
Ce qui arrive est surtout une pièce jointe. L'extraction et le classement priment, et le traitement rejoint celui des factures plutôt que celui d'une conversation.
Une brique de l'automatisation des processus
Le traitement des messages entrants touche tout le monde dans l'entreprise, parce que tout le monde voit la boîte déborder. Il s'inscrit dans une démarche plus large, décrite sur la page dédiée.
Voir l'automatisation des processusCombien de messages arrivent chaque jour ?
La plupart des boîtes partagées se règlent par le tri avant de se régler par la réponse. Écrivez-nous ce qui déborde chez vous, on commencera par là.